La empresa tiene que conocer las necesidades de los clientes para poder valorar mejor la oferta y crear un servicio personal que mejore la comunicación entre el emisor-empresa y el receptor-cliente. A través de unas bases de datos y el estudio de los mismos, la empresa elabora un perfil sobre el que centra su modelo de negocio.
Principalmente se ocupa de los factores más valorados por el grupo al que se dirigen: rapidez de respuesta, comprensión, responsabilidad y accesibilidad. Por lo tanto, en contra de lo que defienden muchas asociaciones, el CRM es una herramienta para aumentar el alcance del mensaje y no para crear necesidades en el consumidor.